Više informacija na: https://stup.ferit.hr/2020/05/26/kako-smo-cijelo-poslovanje-prebacili-u-nase-domove-i-zadrzavamo-li-rad-od-doma/

Prije više od 2 mjeseca smo odlučili naš rad nastaviti od doma. Kroz cijeli period smo naučili puno i uspjeli poboljšati našu komunikaciju i dnevne operacije. 

Kako smo uspjeli naše cijelo poslovanje prilagoditi radu od doma u samo nekoliko dana i hoćemo li i dalje zadržati način rada od doma? 

Pročitajte u nastavku.

Jasan proces odlučivanja

Iako smo mlada tvrtka (27 godina u prosjeku), kako bismo zaštitili i sebe i naše obitelji, unaprijed smo donijeli nekoliko odluka, a jedna od njih je bila da pri prvoj pojavi koronavirusa u našoj županiji svi prelazimo na rad od kuće.

Takve smjernice su nam dale jasan smjer i uštedile vrijeme jer nije bilo potrebe za sastancima i dodatnim odlučivanjem. Pojavom prvog slučaja smo znali u kojem smjeru idemo i uloge svakog člana su bile jasno definirane.

Jasna, pravovremena i transparentna komunikacija

Tijekom kriznih situacija i velikih promjena, jasna i transparentna komunikacija je jedan od najbitnijih elemenata. Često problem nastaje ne zbog same promjene, već zbog straha od nepoznatoga. 

Stoga, tijekom cijelog razdoblja je svaka odluka bila komunicirana svim članovima tvrtke, bilo putem Slacka, intraneta ili videopoziva. 

Kontinuirani feedback

Feedback je ključan element naše kulture. Naši voditelji timova daju redovan i strukturiran feedback svim članovima tima svaka 3 mjeseca, a na polugodišnjoj razini se odvija i Team 360 feedback na kojem članovi tima daju feedback na svoje voditelje. 

Stoga smo i u ovoj situaciji odlučili na takav sistematičan način prikupljati informacije o radu od doma, provjeravati prilagodbu članova i pomogati im u područjima gdje je to bilo potrebno.

Nakon tjedan dana rada od doma, proveli smo prvu anketu kako bismo vidjeli na koji način su se svi članovi timova prilagodili i je li potrebna pomoć u nekom segmentu. 

Ankete nisu jedini kanal na koji smo se oslonili te su tako voditelji timova provjeravali status članova na dnevnoj razini, uključujući direktora i HR tim koji su provjeravali status vodstva. 

Na tjednoj razini smo vodili sastanke vodstva putem Google Hangoutsa gdje smo dijelili povratne informacije, korisne savjete i smjernice između timova. 

Nakon mjesec dana, proveli smo još jednu anketu kako bismo dobili više informacija o stavu prema radu od doma. 

Rezultati mjesečne ankete su, kao što je vidljivo na grafikonu iznad, iznimno pozitivni. Čak 47.1% članova je izjavilo kako imaju pozitivniji stav prema radu od doma.

Sva područja rada (komunikacija, organizacija, potpora, prioriteti i motivacija) su ocijenjena visokim ocjenama. Na ljestvici od 1 do 5, minimalna ocjena je 4.6.

Nove norme sa smjernicama i podrškom

Prije nego smo odlučili preseliti sav rad doma, kreirali smo 2 vodiča, jedan za potporu menadžmentu, a drugi za potporu svim članovima. 

Neke ključne odluke i procesi koje smo definirali su: 

• Koji komunikacijski kanali će biti korišteni (Slack, Google alati poput Hangoutsa,...) 
• Na koji način držati svoj tim organiziranim i pratiti napredak
• Uloge i odgovornosti, kontakti u iznimnim slučajevima i slično

Pri ponovnom otvaranju naših ureda, pratimo iste principe. Proveli smo detaljno istraživanje o najboljim metodama i iscrtali detaljne smjernice o radu nakon što ponovno počnemo koristiti naše urede. 

Uključivanje članova u sve korake 

Svaki korak i vodič koji smo kreirali je kreiran od strane vodstva te onda pregledan i dorađen od strane svih ostalih članova. 

Dvosmjerna komunikacija i pružanje prilike svakom članu da se iskaže svoje stavove su nam izrazito bitni. Što više perspektiva i mišljenja imamo, naša odluka može biti kvalitetnija. 

Osiguravanje opreme za rad

Prilikom tranzicije na rad od doma, svi naši članovi su imali priliku ponijeti potrebnu opremu iz ureda doma. Ukoliko opremu nije bilo najlakše ponijeti doma (u slučaju monitora, stolice i sličnoga), organizirali smo prijevoz opreme za sve kojima je bilo potrebno. 

Kako bismo i dalje mogli obavljati naše poslove na visokoj razini, ključno je osigurati potrebnu opremu, poput prijenosnih računala i testnih uređaja. Ako je netko navikao raditi na dodatnom monitoru (ili dva), pružili smo mogućnost preuzimanja bilo koje potrebne opreme.

Omogućavamo rad od doma do daljnjega

U samo 2 mjeseca smo prešli iz skeptika u pobornike rada od doma i smatramo da smo odradili odličan posao unatoč tome što se do sada nismo nalazili u takvim okolnostima. 

Prilikom odlučivanja o povratku u naše urede, analizirali smo prikupljene podatke, vodili otvorene rasprave i proveli istraživanje o tome što možemo očekivati nakon povratka. 

Naši članovi su izrazito zadovoljni radom od doma i prilikom za rad od doma u bilo kojem trenutku. 

"Imam pozitivniji stav prema remote radu zato što sam uvidio da sa dobrom komunikacijom unutar tima možemo postati još produktivniji nego prije."

• Alen J., Backend developer

"Remote rad mi je se jako dopao, i kako vrijeme prolazi sve pozitivniji stav imam prema njemu. Prije početka rada nisam baš bio siguran kako bi to funkcioniralo no nakon mjesec dana remote rada sam ostao oduševljen kako je komunikacija, delegacija zadataka i općenito rad ostao na istom nivou kao u uredu."

• Petar Š., Frontend developer

 

Naša konačna odluka je zadržati rad od doma i njegove prednosti do daljnjega. I nakon konačnog povratka u urede, svi članova Factoryja će i dalje imati budućnost rada od doma kada god i koliko god budu htjeli.

Zadovoljni smo postignutim rezultatima tijekom ovog razdoblja!

• Unaprijedili smo našu komunikaciju i dnevne aktivnosti, održali smo naše jasno prethodno određene prioritete i smanjili broj sastanaka
• Našu iOS akademiju smo priveli kraju
• Započeli smo potpuno novu Frontend akademiju u odličnom tonu (čak 66 prijava za Akademiju koja uskoro počinje) 
• Prebacili smo proces selekcije u potpunosti online, no i dalje držeći naše kriterije visokima i kvalitetnima
• Zaposlili smo novog kolegu
• U procesu smo zapošljavanja još 2 novih kolega
• Promovirali smo nekoliko naših kolega

Ova 2 mjeseca su bila izazovna, ali smo ponosni jer je svaki tjedan iza nas bio sve uspješniji. Zajedno smo prešli preko mnogo prepreka i spremni smo na sve izazove koji nas očekuju u budućnosti. 

Ako je i vama rad od doma odlična pogodnost i želite veću fleksibilnost pri radu, kontaktirajte nas i prijavite se na praksu u Factoryju! Jednu Frontend development praksu smo već odradili remote, a rezultirala je novim zaposlenjem preko studentskog ugovora! 

U bilo kojem trenutku nas možete kontaktirati ukoliko imate bilo kakvih pitanja, naš HR ured će rado odgovoriti na svaki vaš upit! Slobodno nam se javite na hr@factory.hr